Die Wirtschaftshilfe der Studierenden Oberösterreich, kurz WIST, besteht seit 1960 und betreibt 5 Studentenheime in Oberösterreich und Wien. Ziel der WIST ist es, vor allem Studierenden aus einkommensschwächeren Bevölkerungsschichten durch günstige Heimplätze den Zugang zu einer universitären Ausbildung zu ermöglichen. Abgerundet wird das Ganze durch die WIST-Community:Die Bewohner:innen wirken aktiv am Heimleben mit, indem diese Feste, Events oder Sportveranstaltungen organisieren.
Die Herausforderung: Das Paketaufkommen überstieg die Kapazitäten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
Da das Paketaufkommen auch bei den Studierenden immer mehr zunimmt, die Student:innen aber gleichzeitig viel Zeit an der Universität verbringen, lernen oder anderen Aktivitäten nachgehen, stapelten sich die Abholbenachrichtigungen an der Rezeption.
Für die Bewohner:innen war dies oft umständlich, häufig mussten sie abends noch zur Postfiliale oder zu einem weiter entfernten Paketshop des jeweiligen Paketdienstes gehen. Auch der Transport wird immer umständlicher: Das Mobilitätsverhalten hat sich verändert, immer mehr Student:innen verzichten aus Umwelt- oder Kostengründen bewusst auf ein eigenes Auto. Das macht die Abholung großer, sperriger Pakete umständlich. Mühsam werden die Sendungen dann mit öffentlichen Verkehrsmitteln befördert. Sehr zum Ärger der Studierenden.
„Unser Servicegedanke ist hoch, wir wollen, dass die Bewohner:innen eine gute Zeit bei uns verbringen und die Pakete mit wenig Aufwand pünktlich und glücklich entgegennehmen können. Daher musste sich an der Gesamtsituation etwas ändern“, erklärt Michael Cetinkan Geschäftsführer der WIST. Auch aus dem Umfeld der Heimbewohner:innen kamen immer wieder Ideen in diese Richtung, um der Lage endlich Herr zu werden.
Paketempfang für Heimbewohner:innen wird flexibler gestaltet.
Die WIST- Verantwortlichen wollten ihren Bewohner:innen einen zeitgemäßen Service bieten, der vor allem die Bedürfnisse der jungen Generation voll erfüllt. Als Standort für das Pilotprojekte wurde das Haus Barabra in unmittelbarer Nähe zur Johannes-Kepler-Universität Linz ausgewählt. In diesem Studentenwohnheim leben 350 Bewohner:innen und auch das Backoffice der WIST ist hier untergebracht.
Gemeinsam mit dem Kunden wurde die Anzahl der benötigten Schließfächer erhoben, der Aufstellungsort der Anlage sowie die Zusammenstellung der Module festgelegt. Bewusst entschied man sich für den überdachten Außenbereich vor dem Haupteingang: Dort ist die Paketanlage zum einen witterungsgeschützt und zum anderen für alle Bewohner:innen und Zusteller:innen rund um die Uhr frei zugänglich und leicht nutzbar.
Auf der Schließfachanlage kommt die Variocube Software POBox zum Einsatz, welche mit einem einfach zu bedienenden Userinterface auf der Anlage die Nutzung für Abholer und Zustellfahrer:innen erleichtert.
Die Heimbewohner:innen melden sich selbstständig bei der zugehörigen Online-Plattform pobox.app an und können alle notwendigen Abstellgenehmigungen zentral verwalten. Ab diesem Zeitpunkt steht dem Paketempfang über das Schließfachsystem nichts mehr im Wege.
Nachdem ein:e Zusteller:in eine Sendung in die Anlage eingelegt hat, erhält der oder die Nutzer:in umgehend eine Benachrichtigung mit Abholcode und kann sein/ihr Paket noch vor Betreten der Wohnung entnehmen. Unnötige Wege entfallen und Abholscheine gehören der Vergangenheit an.
„Wir als WIST sehen den Einsatz intelligenter Paketstationen von Variocube in unseren Heimen als state-of-the-art. Als Studierendenheimbetreiber sind wir immer am Puls der Zeit und sehen den Einsatz solcher Schließfächer als einen Baustein, um den Studierenden sowie unseren Mitarbeiter:innen den oft schon stressigen Alltag zu erleichtern. Die Handschlagqualität und der Kundenservice von Variocube haben uns voll überzeugt“.
Michael Cetinkan, Geschäftsführer der Wirtschaftshilfe der Studierenden Oberösterreich
Positives Feedback aus der WIST-Community und frequente Nutzung.
Der Service findet bei den Student:innen großen Anklang, viele haben sich gleich in den ersten Tagen angemeldet und nutzen seitdem die zeitlich flexible Abholung. Die Zahl der Nutzer:innen ist seitdem stetig ansteigend. Der Ärger über die Öffnungszeiten der Abholshops und den umständlichen Transport nach Hause gehört der Vergangenheit an.
„Besonders hervorheben möchte ich die Qualität der Kundenbetreuung bei Variocube. Kurz nach der Inbetriebnahme wurde eine Schulung für alle Mitarbeiter:innen abgehalten und offene Fragen zu unserer Zufriedenheit geklärt. Seither können unsere Kolleg:innen den Zusteller:innen und Bewohner:innen auch selbst zur Hand gehen“, zeigt sich Michael Cetinkan zufrieden, „auch der Aufbau ging zügig und wir mussten lediglich eine 230 V Stromversorgung zur Verfügung stellen“.
Empfehlungen brachten die WIST zu Variocube
Wichtig war den Verantwortlichen, einen regionalen Partner zu finden. Durch Empfehlungen und die bereits in Linz umgesetzten Projekte wurde man auf Variocube aufmerksam: „Die Produkt- und Servicequalität hat uns voll überzeugt, auch der Kontakt erfolgt auf Augenhöhe und mit Handschlagqualität, das hat uns sofort gefallen. Wir freuen uns schon darauf, mit Variocube als Partner unsere weiteren Standorte mit Paketboxen auszustatten“, so Michael Cetinkan.
